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GESTION DOCUMENTAL

La dinámica actual del trabajo dentro de las organizaciones requiere cada vez más la utilización de este tipo de herramientas capaces de optimizar los procesos internos.

Quién no ha escuchado alguna vez en su empresa frases como 'Se nos comen los papeles' o 'Nunca encuentro el papel que busco'. Existe la necesidad de incorporar una gestión documental eficiente en las empresas.

He aquí algunas razones para hacerlo:

1. Colaboración.

Los empleados de los diferentes departamentos se encuentran con dificultades para trabajar de forma colaborativa sobre los expedientes de trabajo debido a que sus criterios de clasificación y archivo no son siempre los mismos. Un gestor documental centralizado proporciona las herramientas de búsqueda, facilitando la localización, el acceso y el tratamiento de los expedientes por todos los departamentos, comercial, administración, calidad, etc...

2. Seguridad.

Resulta complicado implantar las adecuadas medidas de seguridad en el acceso y almacenamiento de los documentos en papel. Pueden deteriorarse, destruirse y ser accesibles de forma incontrolada. La gestión documental electrónica aporta la tecnología que permite cumplir la normativa legal en materia de protección de datos y conservación de la información mediante controles de acceso y automatización de las copias de seguridad, back-up y copias en remoto.

3. Ahorros.

Un sistema de gestión documental genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos y expedientes, en los tiempos de búsqueda de información y en el consumo de material de oficina. ( papel, tóner, fotocopias, …). Asimismo, optimiza los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos.

4. Imagen corporativa.

Mejora la imagen corporativa frente a los clientes por la utilización de tecnología avanzada, que además reduce los plazos de entrega y mejora el servicio. La gestión documental digitalizada contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel. Mejora la imagen interna y aumenta la motivación de los empleados al reducir las tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido.

5. Gestión del conocimiento.

Con mayor frecuencia de lo deseado se produce la destrucción arbitraria de papeles con información vital para la organización, con la pérdida de conocimiento interno consiguiente. La gestión documental segura preserva la información acumulada en los años de experiencia del equipo humano de las empresas. Fomenta la difusión de las mejores prácticas y de los sistemas internos de trabajo mediante la normalización de los expedientes documentales. Por otro lado, las plantillas de formularios precargados en cada nuevo expediente que se crea guían al personal en la recopilación y procesamiento eficiente de los documentos.

Concluimos que un sistema informático de gestión documental es una herramienta segura para compartir, distribuir y gestionar la documentación en formato digital, representando una oportunidad para mejorar la productividad en todo tipo de organizaciones.